La digitalización de documentos ha transformado el panorama educativo, convirtiéndose en una herramienta esencial para fomentar la innovación y mejorar la eficiencia en las instituciones educativas.
La utilidad de su implementación en las organizaciones no solo radica en el hecho de poder establecer un procedimiento de trazabilidad y Handle de la información, sino también de que todos los interesados puedan tener acceso a la misma, de manera práctica y sencilla.
La desventaja principal es que dependes de tus proveedores para mantener el sistema en funcionamiento. Si el proveedor tiene un problema con su centro de datos, podría resultar imposible el acceso a los documentos. Si la conexión a Internet de tu empresa falla, tampoco podrás recuperar esos documentos.
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El hecho de que el software de gestión documental de QuoFiles incluye tres soluciones en una misma plataforma con funcionalidades de gestión de calidad, Sharepoint y captura de documentos.
La gestión documental on-premise se refiere a un enfoque en el que las organizaciones almacenan y gestionan su información en servidores locales dentro de sus propias instalaciones. Ofrece Management y seguridad, pero también implica mayores costes y responsabilidades para la empresa en comparación con soluciones basadas en la nube.
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Capacidad de respuesta del soporte técnico: evaluamos la eficiencia y rapidez con la que el equipo de soporte técnico atiende las consultas y resuelve los problemas de los documentos digitales usuarios.
Cumplimiento normativo y seguridad: ofreciendo medidas de seguridad avanzadas para proteger la información confidencial y reasonable. Se pueden definir permisos y niveles de acceso para asegurar que solo las personas acreditadas puedan ver y modificar los documentos.
Una vez seleccionado el DMS adecuado, es important planificar cuidadosamente su implementación y establecer un presupuesto realista:
Con su enfoque en simplificar procesos y mejorar la productividad, Factorial facilita la gestión de archivos de empleados y documentos legales en un entorno seguro y accesible.
Con la funcionalidad de registro de auditoría, se puede saber quién ha visto o editado ciertos archivos o documentos, lo cual puede ser crítico para eliminar errores de proceso e ineficiencias.
Es una solución perfect para empresas que buscan simplificar la firma de contratos y documentos legales de forma rápida y eficiente.
A medida que nos adentramos en la era electronic, es essential que las escuelas, universidades y centros de formación adapten su enfoque hacia la gestión de la información. Esto…